¡Antes y Después de Implementar Oracle HCM Cloud!
La implementación de Oracle HCM Cloud es una gran promesa: automatización, cumplimiento legal, experiencia del empleado y eficiencia operativa.
Pero esa promesa solo se cumple si Recursos Humanos y Tecnología de Información trabajan como socios estratégicos desde el día uno. Y, seamos honestos, muchas veces Recursos Humanos se siente “fuera de la jugada” técnica, mientras TI recibe solicitudes incompletas, sin contexto o sin prioridades claras.
Implementar Oracle HCM Cloud no se trata solo de instalar un sistema. Es una transformación profunda de los procesos de personas en tu organización. Y si RH y TI no se alinean desde el inicio, los problemas no tardarán en llegar: retrasos, reprocesos, frustración de usuarios… y baja adopción.
Esta guía te muestra los 5 puntos críticos que RH debe trabajar en conjunto con TIantes de arrancar, para asegurar que la solución funcione desde el primer día.
✅ Antes de la Implementación: Alinearse para no lamentarse
1. Mapa de sistemas actuales y sus integraciones con RH
📌 ¿Qué necesitas identificar?
- ¿Tu nómina está dentro o fuera del sistema?
- ¿Se conecta con SAT, IDSE, IMSS, portales, CRM, biométricos o firma electrónica?
- ¿Qué procesos siguen en Excel o en sistemas aislados?
🎯 Solicita a TI:
Un documento donde se visualicen todos los sistemas que se relacionan con Recursos Humanos, su funcionalidad, y si serán integrados, reemplazados o eliminados.
2. Entorno de pruebas realista y accesible
📌 ¿Qué pasa si pruebas con datos falsos?
No ves los errores que ocurren en tu operación diaria (ej. cálculo de nómina de fin de mes, subsidios, ajustes retroactivos, o errores por duplicación de RFC).
🎯 Solicita a TI:
Un entorno sandbox con acceso total para RH, y carga de datos reales anonimizados (ej. empleados con doble contrato, plazas compartidas, empleados reingresados).
✅ 3. Estructura organizativa validada entre RH, Finanzas y TI
📌 ¿Cuál es la estructura oficial?
- Centros de costos
- Unidades organizativas
- Jerarquías de aprobación
- Localizaciones y claves fiscales
🎯 Solicita a TI:
Validar con Finanzas y Dirección General que la estructura organizacional que se cargará a HCM sea la misma que se usa en ERP, contabilidad y presupuestos.
4. Modelo de seguridad por roles y privacidad
📌 ¿Quién puede ver qué?
No todos deben tener acceso a sueldos, expedientes, evaluaciones o acciones disciplinarias.
🎯 Solicita a TI:
Definir perfiles de usuario, jerarquías de visibilidad y reglas de aprobación desde el inicio.
Incluir revisión legal o de auditoría interna si aplica.
5. Alcance funcional definido con prioridades de RH
📌 ¿Qué funcionalidades vas a implementar en esta primera fase?<br> No intentes abarcar todo sin claridad. Empieza por lo que duele más:
- Alta/baja de empleados
- Nómina automatizada
- CFDI 4.0
- Expediente digital
- Portal del empleado
- Indicadores de rotación
🎯 Solicita a TI:
Un plan de implementación por fases, y dejar documentado qué se hará después (ej. Performance, Learning, Onboarding, IA).
🎁 Checklist rápido de preguntas para RH
- ¿Conozco los flujos actuales de contratación, movimiento y baja?
- ¿Los contratos, recibos y expedientes están digitalizados o en papel?
- ¿Qué indicadores necesito tener al cierre del mes?
- ¿Quién revisará cada flujo funcional?
- ¿Tengo personal de RH que entienda el sistema o necesito apoyo externo?
📘 Después de la Implementación: Activar lo que compraste
Muchas empresas implementan Oracle HCM Cloud, pero siguen operando como si tuvieran un sistema anterior:
- Procesos siguen en Excel.
- Reportes se piden por correo.
- El portal del empleado está sin uso.
- Las mejoras legales no se activan.
¿Te suena familiar?
Lo cierto es que el Go-Live no es el final. Es el comienzo de una nueva etapa: la optimización y activación. Esta guía te muestra qué debe hacer Recursos Humanos con apoyo de TI para realmente activar lo que ya compraste.
🔓 1. Activa el autoservicio del empleado y del líder ¿Para qué sirve? Reduce cargas operativas en RH y mejora la experiencia interna.
💡 Solicita a TI:
- Habilitar el portal web y móvil para:
- Descarga de recibos CFDI
- Solicitud de vacaciones o permisos
- Consulta de historial laboral y evaluaciones
- Flujos de aprobación por parte de jefes
🚩 Errores comunes:
- El autoservicio está configurado, pero no se comunicó.
- RH sigue gestionando todo por correo.
📊 2. Automatiza tus reportes clave y visualízalos en dashboards ¿Para qué sirve? Evita depender de TI por cada dato y toma decisiones más rápido.
💡 Solicita a TI:
- Acceso a OTBI o HCM Analytics
- Dashboards predefinidos de:
- Rotación mensual
- Ausentismo
- Empleados activos por área
- Cumplimiento de capacitaciones
📌 Bonus: Pide capacitaciones rápidas de creación de reportes por parte del equipo de TI o partner.
🔁 3. Evalúa qué funcionalidades no se activaron (¡y ya estás pagando!) ¿Qué podrías tener sin saberlo?
- Oracle Journeys para onboarding o procesos personalizados
- Encuestas Pulse para medir clima laboral
- Flujos de transferencia, promoción, terminación
- Evaluación de desempeño
- Expediente digital completo
- Firma electrónica integrada (Adobe Sign, DocuSign)
💡 Solicita a TI:
Un levantamiento funcional con las licencias activas vs. las funcionalidades habilitadas.
📌 Conclusión: Si ya lo pagaste, úsalo.
🧩 4. Revisa la configuración de roles y accesos ¿Para qué sirve? Evita errores graves, como que un analista vea sueldos de toda la empresa, o que un externo tenga acceso no controlado.
💡 Solicita a TI:
- Auditoría de roles activos
- Ajustes de visibilidad según jerarquía
- Reporte de usuarios con accesos inactivos o duplicados
🔄 5. Gestiona correctamente las actualizaciones trimestrales de Oracle ¿Por qué es crítico? Cada trimestre Oracle libera mejoras funcionales, correcciones fiscales y nuevas capacidades… ¡y muchas empresas no las activan nunca!
💡 Solicita a TI:
- Calendario de parches trimestrales
- Pruebas previas en entorno sandbox
- Revisión de mejoras aplicables para RH México (ej. CFDI, subsidios, UMA, IDSE)
📌 Bonus: Designa un “champion de actualizaciones” en RH.
👨💼 6. Prepara un comité de mejoras RH–TI–Dirección ¿Para qué sirve? Dar seguimiento a lo que aún falta, priorizar funcionalidades, medir KPIs y tomar decisiones basadas en datos.
💡 Solicita a Dirección:
- Reuniones bimestrales de evolución
- Dashboard de seguimiento de adopción
- Identificación de nuevos casos de uso (ej. IA, movilidad interna, bienestar)
🧠 Conclusiones
- La clave no está solo en el sistema, sino en la comunicación. Oracle HCM Cloud puede transformar completamente la gestión del talento, pero solo si Recursos Humanos y Tecnología de Información trabajan como aliados estratégicos desde el inicio.
- TI entiende la plataforma, RH entiende al negocio. La implementación exitosa ocurre cuando ambos equipos definen en conjunto los procesos, datos críticos, integraciones y reglas de negocio, alineados a los objetivos organizacionales.
- Las mejoras no se activan solas. Oracle libera actualizaciones cada trimestre, muchas con funcionalidades específicas para México. Sin una gestión coordinada entre RH y TI, estas mejoras no se aprovechan.
- La adopción es un camino, no un destino. Ir más allá del Go-Live implica automatizar tareas, empoderar al usuario final, mejorar la experiencia interna y responder rápidamente a cambios legales o del negocio.
🎯 ¿Que sigue?
- ✅ RH: Haz una lista de procesos manuales o ineficientes que aún realizas. Compártela con TI y evalúen juntos cómo Oracle HCM puede automatizarlos.
- ✅ TI: Revisa qué funcionalidades están disponibles y aún no se han activado. Prioriza con RH lo que tenga impacto directo en la operación y experiencia del empleado.
- ✅ Dirección: Establece un comité de evolución HCM donde RH y TI se reúnan al menos cada trimestre para revisar mejoras, resolver retos y definir siguientes pasos.
🚀 ¿Listo para hablar el mismo idioma?
En FIT Consulting te ayudamos a construir ese puente entre Recursos Humanos y Tecnología:
- Workshops de alineación RH–TI
- Diagnóstico funcional post-Go Live
- Activación de funcionalidades clave
- Gestión de mejoras específicas para México
📩 Escríbenos a: contacto@fitconsulting.com.mx
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