Cómo superar las dificultades en la explotación de datos de tu ERP: El papel fundamental de TI
Cómo superar las dificultades en la explotación de datos de tu ERP: El papel fundamental de TI
En la era digital, las empresas se basan en sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para gestionar sus operaciones de manera eficiente y centralizada. Sin embargo, a menudo nos encontramos con una paradoja: mientras los ERPs almacenan una gran cantidad de datos valiosos, muchos usuarios luchan por explotar esa información de manera efectiva. Aquí es donde entra en juego el equipo de Tecnología de la Información (TI) para brindar el apoyo necesario y desbloquear el potencial de estos datos.
Dificultades en la Explotación de Datos de un ERP:
1. Complejidad de la Interfaz: Las interfaces de los ERPs pueden ser complejas y abrumadoras para los usuarios que no están familiarizados con ellas. La navegación por diferentes módulos y la búsqueda de información específica pueden ser desafiantes.
2. Falta de Conocimiento: Los usuarios pueden carecer del conocimiento necesario para aprovechar al máximo las funciones y capacidades del ERP. Esto limita su capacidad para generar informes, extraer insights y tomar decisiones informadas.
3. Datos Desorganizados: Si la estructura de los datos dentro del ERP no está bien organizada, los usuarios pueden tener dificultades para encontrar lo que necesitan. Esto conduce a una pérdida de tiempo y eficiencia.
4. Escasez de Capacitación: La falta de capacitación adecuada puede ser un obstáculo importante. Los usuarios necesitan formación regular sobre cómo utilizar el ERP para sus tareas diarias y cómo acceder a la información que necesitan.
Cómo Puede Ayudar TI:
1. Capacitación Continua: El equipo de TI puede diseñar y ofrecer programas de capacitación regulares para los usuarios. Esto incluye sesiones prácticas sobre cómo navegar por el ERP, generar informes y utilizar funciones avanzadas.
2. Soporte Técnico: TI debe estar disponible para resolver problemas técnicos y proporcionar asistencia en caso de que los usuarios encuentren dificultades al acceder a los datos o realizar tareas específicas.
3. Personalización y Accesibilidad: TI puede trabajar en la personalización de la interfaz del ERP para que se adapte mejor a las necesidades de los usuarios. También pueden garantizar que la información crucial esté fácilmente accesible.
4. Generación de Informes: Ayudar a los usuarios a crear informes personalizados que les permitan obtener los datos necesarios de manera eficiente y efectiva.
5. Automatización de Procesos: TI puede identificar oportunidades para automatizar procesos dentro del ERP, lo que facilita la obtención de información precisa en tiempo real.
Existe una larga lista de informes e información que se explota desde un ERP y que son reportes requeridos por las áreas financieras de una organización:
Nombre del Reporte | Descripción del Reporte | Beneficios |
| Estado de Resultados | Resumen de ingresos y gastos para evaluar la rentabilidad. | Ayuda en la toma de decisiones financieras. |
| Balance General | Muestra activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa. | Permite conocer la salud financiera de la empresa. |
| Flujo de Efectivo | Rastrea las entradas y salidas de efectivo durante un período. | Facilita la gestión del flujo de caja. |
| Informe de Cuentas por Pagar | Detalle de deudas pendientes a proveedores y plazos de pago. | Optimiza la planificación de pagos. |
| Informe de Cuentas por Cobrar | Detalle de ingresos pendientes y plazos de cobro. | Mejora el seguimiento y control de cuentas pendientes. |
| Análisis de Costos | Desglose de costos variables y fijos en la producción. | Ayuda a identificar oportunidades de reducción de costos. |
| Margen de Contribución | Calcula la ganancia bruta después de cubrir los costos variables. | Guía las decisiones sobre precios y producción. |
| Ratios Financieros | Muestra la salud financiera con indicadores como ROE y ROA. | Facilita la evaluación del rendimiento financiero. |
| Presupuesto vs Realidad | Compara ingresos y gastos planificados con los reales. | Ayuda a ajustar estrategias y presupuestos futuros. |
| Análisis de Variance | Identifica desviaciones entre resultados reales y esperados. | Facilita la corrección de problemas financieros. |
En resumen, aprovechar al máximo la información de un ERP no es solo una cuestión de tecnología, sino también de soporte y capacitación adecuados por parte del equipo de TI. Al abordar las dificultades que los usuarios enfrentan al explotar los datos, las empresas pueden optimizar sus operaciones, tomar decisiones más informadas y avanzar hacia el éxito empresarial.